Gestion électronique des documents RH (GED)
Acquisition, traitement, diffusion, stockage, archivage : traitez tout le cycle de vie de vos documents
L’acquisition des documents
Centralisez tous vos documents électroniques au sein d’une même base pour mieux les exploiter
Avec la dématérialisation croissante, les documents électroniques se multiplient et proviennent de différentes sources. Notre outil de GED vous permet de traiter l’ensemble de vos documents quel que soit leur mode d’acquisition :
- Ajout unitaire par un opérateur interne ou externe d’un document ;
- Ajout par numérisation : récupération automatique auprès du scanner du document numérisé à l’aide d’un connecteur ;
- Ajout par publication en masse : le système découpe le fichier PDF et affecte à chaque salarié le document qui le concerne (bulletins de salaire par exemple) ;
- Ajout de documents collectés par le système : c’est le cas des documents d’identités téléchargés par le salarié dans son dossier ;
- Ajout de documents générés par le système : c’est le cas des contrats de travail, des notes de frais… ;
- Ajout par import de documents d’un système tiers.
Le traitement des documents
Classification, référencement, indexation : organisez vos fichiers pour mieux les retrouver
Étape cruciale dans la GED, la phase de traitement permet la bonne affectation des documents. Pour optimiser la GED, notre plateforme s’appuie sur :
- Un système de classement basé sur une arborescence libre qui permet la création de dossiers et sous dossiers : vous pouvez personnaliser à l’infini votre structure de classement. Plus votre arborescence est développée, plus l’exploitation des documents sera efficace ;
- Dossiers personnels électroniques de vos salariés, BDESE … : des collections qui regroupent les documents par contexte afin de constituer votre base documentaire ;
- Un module de gestion des droits très performant qui vous permet de déterminer qui a le droit de publier, modifier et consulter chaque document ;
- L’automatisation du classement et de la diffusion de vos documents selon les règles fixées en amont.
La diffusion et l’exploitation des documents
Facilitez le partage de documents pour optimiser la diffusion de l’information auprès des salariés
L’objectif principal de notre module de GED est de permettre à vos collaborateurs d’accéder simplement aux documents dont ils ont besoin grâce à :
- Un moteur de recherche multicritère : pour trouver rapidement l’information dans l’ensemble de l’entreprise ;
- Des bibliothèques de documents organisées par contexte : dossier numérique du salarié, BDESE, CVthèques ;
- Des alertes pour prévenir les utilisateurs concernés de la publication d’un nouveau document.
Les campagnes documentaires
Enrichissez en permanence votre base de données en organisant la collecte de l’information
Notre module de GED vous aide à organiser les documents dans votre base, mais il peut également générer l’information. Différentes campagnes sont à votre disposition selon vos besoins :
Les campagnes documentaires : elles vous permettent de produire, distribuer et archiver des documents personnalisés comme des courriers, des avenants, des attestations, etc. dans le respect de la chaîne de validation.
Les campagnes de collecte de signature : elles ont pour objectif de diffuser en masse une information à l’ensemble des salariés contre signature. Des statistiques de suivi et outils de relance sont disponibles pour identifier les salariés qui n’ont pas signé le document envoyé.
Les campagnes actives de collecte d’information : elles sont utiles lorsque les salariés doivent faire un choix. C’est le cas des campagnes de participation ou d’intéressement par exemple. Le choix du salarié est non seulement collecté, mais aussi diffusé aux acteurs concernés.
Les campagnes de type référendum d’entreprise : en cas d’absence de représentants du personnel, vous pouvez soumettre au vote des salariés certains documents comme les accords d’entreprise. À la fin de la campagne, vous pouvez éditer une feuille d’émargement par fusion des signatures et générer les statistiques de signatures.
Le stockage et l’archivage des documents
Garantissez l’intégrité des données et sécurisez le stockage de vos documents numériques
Parmi toutes les solutions du marché, notre point fort réside dans le fait que la GED est intégrée au niveau de tous les process RH, ce qui permet :
- Le stockage physique de vos documents dans un emplacement unique, qu’il s’agisse de votre serveur interne ou de notre serveur ;
- Le contrôle des accès et des droits utilisateurs grâce à un système d’accréditation très performant ;
L’intégration des signatures électroniques pour l’archivage légal de vos documents ;
- La possibilité de mettre en œuvre les règles de la RGPD : licéité du traitement, protection particulière des données sensibles, conservation limitée des données…
