Gestion des notes de frais

Fini les erreurs de comptabilité et les reçus égarés, passez la gestion dématérialisée des notes de frais

La gestion des notes de frais

Simplifiez la gestion des notes de frais de vos collaborateurs grâce à un outil simple et ergonomique

Saisie de la note de frais :

Le salarié est guidé à chaque action, de nombreux contrôles sont paramétrables et l’enregistrement de tous les justificatifs est obligatoire. La déduction des éventuelles avances de frais est instantanée.

  • Choix possible d’un IBAN dédié aux notes de frais par le processus de gestion des IBAN ;
  • Respect de votre politique de frais grâce aux profils de droits de dépenses. Les droits et règles et plafonds des dépenses sont calculés à la date du frais ;
  • Respect des obligations légales pour la récupération de la TVA : Indication des noms des invités à déjeuner, cadeaux, plafonds et gestion des taux de TVA intracommunautaire en vigueur dans le pays concerné par la dépense ;
  • Remboursements des indemnités kilométriques selon les barèmes légaux en vigueur ou barèmes internes ;
  • Processus dédié à la déclaration du véhicule personnel utilisé (type de véhicule, type de carburant, puissance fiscale, etc.) et contrôle des cartes grise, assurances et permis de conduire ;
  • Conversion en euros des frais réalisés en devise étrangère avec mise à jour quotidienne des taux de changes.

Processus de contrôle :

  • La validation par un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel puis par la comptabilité selon les spécificités de votre organisation ;
  • Les contrôleurs peuvent accepter, retourner, refuser, ou différer un ou plusieurs frais en anomalie sur une note de frais ultérieure.

Processus de règlement, comptabilisation et archivage :

  • Production des fichiers de contrôles ;
  • Production des fichiers SEPA des remboursements individuels ;
  • Production des fichiers de comptabilisation (Banque, charges et ventilations analytiques) au format de votre outil comptable ;
  • Les éditions PDF/A3 des Notes de frais incluant les justificatifs sont archivées dans le module GED de la plate-forme.
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La gestion des avances de frais

Avance permanente ou ponctuelle : limitez l’impact des frais professionnels sur le budget de vos salariés

Notre module gestion des avances de frais vous permet de piloter en toute simplicité les demandes de vos salariés :

Étape 1 : formulation de la demande par le salarié. Comme pour la note de frais, le salarié doit renseigner le motif, le type de frais, le montant… Un devis peut également être joint à la demande.

Étape 2 : validation de la demande par les managers et/ou par la comptabilité, cette étape est personnalisable selon votre organisation.

Étape 3 : paiement des avances. Édition d’un fichier de contrôle pour vérification, génération du fichier SEPA de virement et production d’un fichier de comptabilisation comptable.

Étape 4 : reprises des avances. Reprise automatique des avances lors de la saisie des notes de frais. En cas d’avance trop élevée, le trop-perçu est conservé pour la note de frais suivante ou remboursée par le salarié.

L’analyse des dépenses

Un module performant pour analyser et gérer efficacement les dépenses de vos collaborateurs

Toutes les données saisies dans le module notes de frais alimentent un cube d’analyse qui vous permet de générer des rapports personnalisés :

  • Analyse par nature de frais ;
  • Analyse par projets ou par centre de coûts ;
  • Analyse par salarié, par équipe ou par établissement ;
  • Comparaison des dépenses individuelles d’une période et cumulé sur 12 mois glissants par rapport à la dépense médiane, moyenne ou écart minimaxi.
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